ScanSnap iX1600はペーパーレス化の神ツール

ScanSnap iX1600はペーパーレス化の神ツール

目次

紙は負債となり得る

  1. 紙で保存しておくと、どこに行ったかわからなくなったり、場所を取る。よくわからない書類が山積みされてるだけで、ストレスを感じる。紙で保存する義務があるもの以外は紙で持っておくメリットはない。
  2. 全て電子化して、検索可能にすれば場所は取らず、欲しい時いつでも情報が手に入る。それを簡単な作業で可能にしてくれるのがScanSnapシリーズだ。
  3. 僕は自分のマイクロ法人の税務を全て自分でやっている。それは税務について知識を常にためておきたいのと、単純に楽しいからやっている。作業には多くの書類が必要であり、それを管理しなくてはいけない。ScanSnapを買う前はスキャンする作業、ファイリングの作業、探す作業は面倒だったが、それが一気に解決した。

文字検索できるアプリにスキャンしてぶちこめばいつでも検索できる

  1. 僕はEvernoteを使っていて情報は全てEvernoteで一括管理したい。Evernoteは簡単な設定をすると画像の文字検索が可能になる。
  2. つまりEvernoteにスキャンしたJpegデータを入れればEvernote上でいつでも文字で検索できるようになる。
  3. ScanSnapはScanSnapホームというアプリを無料提供していて、それでもおそらく同じことができる。

ScanSnapでは必要なタスクをテンプレ化できる

  1. Evernoteにスキャン用のノートブックを作成する。僕はとりあえずビジネス、デザイン、とりあえずストックしておくためのノートブックを作成した。
  2. EvernoteとScanSnapをつなげる。テンプレを作成する。Evernoteのどのノートブックに保存するかを選び、保存する。するとScanSnapにボタンが追加され、そのボタンを押せばワンタッチで希望の場所に保存できるようになる。例えばビジネスというボタンを押して、スキャンすれば僕のアカウントのEvernoteのスキャンビジネスという名前のノートブックに自動保存される。そしてその画像は文字検索可能になるのでいつでも見つけることができる。

紙を受け取った時点で仕分けして、スキャンしたら捨てる

  1. 紙を受け取った時点で紙保存義務のあるもの、ビジネス関連、デザイン関連、念の為保存しておくものに分類。電子化するものはScanSnapで分類ごとにスキャン、ゴミ箱にポイ。